Tuyển dụng bộ phận Hành chính – Nhân sự

Vị trí: Nhân viên trợ lý hành chính

Bộ phận: Hành chính

Trình độ: Đại học

Quản lý trực tiếp: Phụ trách hành chính – nhân sự

Hình thức công việc: Toàn thời gian cốđịnh

Thời gian làm việc chuẩn trong tuần: 48h / tuần (  từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần)

Mục tiêu công việc: 

1. Đảm bảo hoàn thành các qui trình làm việc, form mẫu giấy tờ liên quan
2. Lưu trữ đúng qui định các loại loại công văn, văn bản trong công ty
3. Lập và lưu trữ đầy đủ 100% hồ sơ nhân sự  trong công ty, cập nhật đầy đủ tình hình nhân sự trong công ty
4. Đảm bảo thực hiện đầy đủ các qui định liên quan đến chính sách đãi ngộ cho nhân viên trong công ty
5. Thực hiện đầy đủ và chính xác chương trình đánh giá nhân viên hàng năm giúp Giám đốc công ty đưa ra các quyết định liên quan đến nhân sự được chính xác
6. Cung ứng kịp thời các công cụ và thiết bị làm việc cho nhân viên khối văn phòng để họ làm việc hiệu quả
7. Hoàn thành đúng thời hạn các thủ tục pháp lý liên quan đến hoạt động của công ty
8. Tổ chức tốt các họat động đoàn thể và chăm sóc nhân viên
9. Đóng đầy đủ bảo hiểm XH, bảo hiểm y tế và các chương trình báo hiểm khác cho NV nếu có
10. Triển khai các công tác về pháp lí như xin giấy phép mới, thay đổi giấy phép đăng kí kinh doanh…
11. Kiểm tra thường xuyên công tác lưu trữ Hồ sơ KH, hệ thống thông tin lưu trữ của các bộ phận trong công ty

Nhiệm vụ chính:

Bao gồm nhưng không giới hạn những nhiệm vụ sau:

1. Văn thư lưu trữ:

• Biên soạn, soạn thảo và điều chỉnh các qui trình làm việc trong công ty, các loại giấy tờ form mẫu và văn bản theo yêu cầu của cấp trên
• Phối hợp phổ biến các qui định, qui trình và kiểm tra việc thực hiện các qui định, qui trình đó.
• Thực hiện công tác văn thư lưu trữ gồm lập sổ theo dõi công văn đến, công văn đi, phân phát công văn, giấy tờ tới các salon và các bộ phận trong công ty,

2. Trang bị đủ điều kiện làm việc cho NV:

• Sắp xếp, bố trí văn phòng làm việc, đặc biệt là chỗ làm việc cho nhân viên mới
• Lập kế hoạch và theo dõi việc thực hiện bảo hành, bảo trì các thiết bị văn phòng
• Đăng ký chỗ để xe và thanh toán phí gửi xe hàng tháng
• Photo các loại form mẫu sử dụng trong quá trình làm việc của nhân viên khối văn phòng (form thanh toán, quyết toán, tạm ứng, đơn xin nghỉ, đổi ca làm việc v…v…)

3. Công tác, đi lại của nhân viên và khách viếng thăm:

• Hướng dẫn thủ tục đi công tác và quyết toán công tác của nhân viên
• Đặt và thanh toán tiền vé máy bay, vé đi lại khác cho Giám đốc và nhân viên khác đi công tác
• Sắp xếp lịch đưa đón nhân viên đi công tác và quản lý công việc của nhân viên lái xe
• Quyết toán chi phí liên quan tới phương tiện đi lại cho lái xe
• Sắp xếp chỗ ăn ở, đưa đón chuyên gia và các hoạt động phục vụ chuyên gia

4. Pháp lý:

• Quản lý con dấu
• Tiến hành các thủ tục pháp lý liên quan đến hoạt động của công ty tại các cơ quan chức năng như đăng ký kinh doanh, thay đổi đăng ký kinh doanh, lưu hành sản phẩm, hợp đồng / thoả thuận làm việc với các bác sỹ … khi cần
• Chuẩn bị và cập nhật bộ hồ sơ pháp lý cho mọi địa điểm kinh doanh

5. Hỗ trợ công tác hành chính cơ sở chi nhánh

• Đăng ký hợp tác với các hãng taxi để gọi xe đưa đón khách
• Thanh toán hoa hồng với các hãng taxi vào cuối tháng
• Kiểm tra việc thực hiện các thủ tục liên quan đến công tác hành chính, nhân sự tại các chi nhánh
• Điều phối nhân viên kỹ thuật tới làm việc tại các chi nhánh hoặc các bộ phận thuộc khối văn phòng
• Theo dõi việc điều chuyển tài sản và tiến hành việc điều chuyển khi cần thiết tại các chi nhánh

6. Quản lí tài sản khối văn phòng

• Theo dõi, quản lý tài sản (tài sản cố định, kho hàng hoá, cơ sở vật chất …) của công ty

7. Nhân sự:

7.1. Công tác tuyển dụng:

• Thực hiện kế hoạch tuyển dụng dựa trên nhu cầu tuyển dụng nhân sự theo kế hoạch tuyển cụ thể từng giai đoạn
• Soạn thảo cam kết làm việc / hợp đồng lao động cho nhân viên sau khi đã tuyển dụng
• Phổ biến và hướng dẫn nhân viên mới sau tuyển dụng về nội qui lien quan đến hồ sơ nhân sự, các qui định làm việc và những yêu cầu công việc cụ thể của nhân viên
• Thực hiện các thủ tục khai trình lao động cho nhân viên
• Chuẩn bị đồng phục, biển tên, giầy và các trang thiết bị làm việc khác cho nhân viên trước khi nhân viên bắt đầu làm việc
• Bàn giao nhân viên được tuyển dụng cho bộ phận tiếp nhận

7.1. Hồ sơ:

• Lập hồ sơ nhân sự cho từng nhân viên và lưu trữ
• Lập bảng tổng hợp nhân sự
• Cập nhật, tổng hợp thông tin nhân sự vào hồ sơ nhân viên gồm tình hình đào tạo, kết quả làm việc hàng tháng, thành tích và vi phạm của nhân viên
• Cập nhật và quản lý sổ lao động của nhân viên
• Theo dõi thời hạn kết thúc các loại hợp đồng, phụ lục hợp đồng, cam kết làm việc, cam kết trung thành của nhân viên
• Soạn thảo và cho nhân viên ký hợp đồng mới

7.3. Chế độ cho nhân viên:

• Theo dõi, thực hiện các thủ tục, chế độ cho nhân viên và trực tiếp thực hiện các thủ tục đó cho nhân viên khối văn phòng đúng thời hạn, đúng tiến độ và đúng qui định bao gồm:
  • Mua bảo hiểm nhân thọ và thanh toán khi đến hạn,
  • Đóng bảo hiểm y tế – bảo hiểm xã hội, thanh toán, quyết toán với cơ quan bảo hiểm để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên.
  • Mua các hình thức bảo hiểm khác (nếu có) và , khớp số liệu với bên bảo hiểm.
  • Chăm sóc nhân viên theo chính sách đãi ngộ vào các dịp sinh nhật nhân viên, các ngày lễ trẻ em cho con nhân viên, ốm đau, thai sản, các trường hợp hiếu hỉ …
• Tổ chức khám sức khoẻ định kỳ cho nhân viên
• Theo dõi, tổng hợp tình hình chấm công, ngày nghỉ, đổi ca làm việc, nghỉ phép, nghỉ ốm của nhân viên.
• Chấm công làm lương cho nhân viên theo qui định của công ty
• Thực hiện các hình thức đãi ngộ khác cho nhân viên theo chính sách của công ty gồm:

7.4. Hoạt động nhân sự khác:

• Tổ chức các hoạt động nhân sự vào các dịp lễ tết, sinh nhật nhân viên, sinh nhật công ty, khai trương các salon mới, đi tham quan, dã ngoại …. nhằm tạo sự gắn kết giữa nhân viên và với công ty
• Tổ chức các hoạt động thi đua, lễ trao giải thưởng cho những nhân viên đạt thành tích làm việc tốt, các hoạt động khác nhằm xây dựng văn hoá công ty trong nhân viên
• Tổng hợp và báo cáo kết quả thi đua của nhân viên hàng tháng
• Phối hợp với các QL và trưởng bộ phận thực hiện chương trình đánh giá nhân viên định kỳ, lập hoặc điều chỉnh các loại form mẫu đánh giá phù hợp với từng bộ phận, thiết lập chỉ tiêu đánh giá nhân viên qua thang điểm đối với từng bộ phận

7.5. Giải quyết thủ tục chấm dứt lao động:

• Phổ biến và hướng dẫn nhân viên công tác bàn giao và quyết toán các khoản nợ với công ty trước khi nghỉ việc
• Kiểm tra việc bàn giao và hoàn trả tài sản mà nhân viên hiện giữ của công ty
• Tiến hành các thủ tục thanh toán những khoản tiền thuộc quyền lợi của nhân viên sau khi nhân viên hoàn tất các thủ tục thanh toán

8. ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP LIÊN QUAN ĐẾN MỌI HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY, ĐẶC BIỆT LÀ KHÂU HÀNH CHÍNH, NHÂN SỰ

Các hoạt động chung:  Tham gia vào các hoạt động chung

Yêu cầu về bằng cấp: Đại học

Yêu cầu về kinh nghiệm làm việc: Tối thiểu 2 năm làm nhân viên hành chính

Yêu cầu về kỹ năng quản lý và kinh doanh: Biết cách lập kế hoạch và sắp xếp công việc, tổ chức thực hiện một cách hệ thống

Yêu cầu về kỹ năng kỹ thuật: Sử dụng thành thạo các phần mềm Microsoft Excel, Microsoft Word

Yêu cầu ngoại ngữ: Tiếng Anh sơ cấp

Yêu cầu về tố chất cá nhân: 

• Khả năng giao tiếp nói thành thạo, không nói ngọng, không nói lắp, không nói nhanh
• Khả năng hoà nhập
• Cầu tiến, sẵn sàng tiếp thu ý kiến đóng góp
• Nhiệt tình
• Cẩn trọng
• Có tình yêu thương, thông cảm
• Tác phong và hình ảnh chuyên nghiệp

Những yêu cầu khác

• Sẵn sàng làm thêm giờ kể cả giờ muộn hoặc vào ngày nghỉ
• Có sức khoẻ tốt

Liên hệ:

Ms Trang: 0975155997

Mail: trangntt.bsdien@gmail.com

The post Tuyển dụng bộ phận Hành chính – Nhân sự appeared first on Viện thẩm mỹ Bác Sĩ Điền.